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一、 成立策划工作小组
策划主管
负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制定和修订
策划人员
负责编拟会展项目计划
文案撰写人员
负责撰写各类会展文案，包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等
美术设计人员
负责各类各种类型视觉形象设计，如广告设计、展示空间设计，此负责人要求能熟练运用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等软件
市场调查人员
负责进行市场调查并编写市场调查报告
媒体联络人员
进行媒体宣传推广
二、 进行市场调查与分析
会展市场调查与分析是会展策划的基础。其针对的内容也十分广泛，主要包括五个方面：1.产业环境；2.目标市场；3.政策法规；4.同类会展；5.自身资源。
三、制定会展项目的行动方案
制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提，选择合适的时间，合适的地点，并做到两者的合理搭配，是方案必须注意的内容。
会展策划方案具体化，应形成一个可供操作的具体措施。其间得需明确以下内容：会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计，策划方案的制作、方案的实施不得延误，每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制，以保证方案的实施能够顺利进行，否则就会严重影响会展的成功举办。
四、制定预算方案
制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面：
⒈场地费用；
⒉行政管理费用，包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等；
⒊宣传推广费用；
⒋招展、招商费用
⒌相关活动经费；
⒍其他。
会展项目收入来源：
⒈会务费或展位费收入；
⒉门票收入；
⒊企业赞助收入；
4.广告位租赁费用收入(宣传费用收入)；
5.其他。
五、撰写项目策划方案
撰写会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料，即策划书，也称企划案，其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施，各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次展前、展中以及展后的所有策划文案。
六、评估与修正
评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容。
